Le marché du travail n’est pas propice au recrutement de nouvelles forces dans de nombreux domaines et le renchérissement de presque tout pousse les consommateurs à la prudence. L’inflation touche aussi les entreprises et les organisations publiques. Compenser des dépenses supplémentaires par des augmentations de tarif semble difficile à moyen terme. Le temps est loin aussi, lorsqu’on pouvait simplement ajouter des personnes pour compléter les équipes à la peine, en comptant sur la croissance pour effacer les dépenses supplémentaires…

Dans un tel contexte, comment allez-vous monter sérieusement le budget de l’année prochaine, avec crédibilité ?

Notons que cette réflexion écarte les solutions qui consistent à créer des nouveaux produits ou conquérir de nouveaux marchés. Ces deux pistes sont souvent plus prometteuses, mais le développement commercial est une autre histoire, plus complexe. Le propos du jour se limite au fonctionnement « ordinaire » de l’entité, sans renoncer à des évolutions.

Le cadre étant posé, une théorie basique du Management peut venir à votre rescousse pour élaborer vos prévisions systématiquement, en n’oubliant aucune piste. Il s’agit du diagramme d’Ishikawa, aussi appelé diagramme en arête de poisson. 

L’idée est que vous recherchiez méthodiquement les causes des difficultés opérationnelles les plus fréquentes, pour appliquer des solutions à la racine, en agissant sur plusieurs leviers. Ishiwawa était ingénieur dans  l‘industrie automobile et il a constaté que de nombreuses solutions à ses soucis managériaux tenaient généralement dans cinq domaines d’action. Par esprit mnémotechnique, on les nomme les « 5M » :

• Méthode, ou tout ce qui est en lien avec les modes opératoires, la manière de faire,
• Matière, ou plus largement ce qui est incorporé dans les processus, y compris la sous-traitance dans les services, 
• Milieu, au sens général aussi, soit les conditions de production, sans oublier toute possibilité offerte sur le marché ou au sein d’une entité tierce, le cas échéant,
• Matériel, en recherchant tout investissement technique pour alléger le travail, y compris l’IA, la robotisation ou la digitalisation,
• Main d’oeuvre, bien sûr, soit toutes les pistes touchant à l’humain, comprenant le recrutement et la formation des intervenants notamment.

Bien sûr, il s’agit d’un simple outil pour faciliter la réflexion. Vous pouvez adapter la méthode selon votre domaine d’activité et votre culture d’entreprise. Mais le fondement est intéressant : rechercher les causes des difficultés, encore et encore, permet de réduire durablement les coûts. Rechercher le pourquoi du pourquoi, et ainsi de suite, constitue même la première étape avant de rechercher des solutions dans les cinq domaines. 

En recherchant ainsi les causes réelles des obstacles au fonctionnement optimal et en appliquant des solutions dans tous les domaines d’action disponibles, vous aurez les arguments pour produire un budget vraiment solide. Certainement davantage qu’en partant chaque année de zéro, comme cela est parfois préconisé. Ainsi, vous capitalisez sur vos connaissances du fonctionnement, sans renoncer à évoluer. Plein succès dans vos démarches !