Ces dernières années, les changements de postes se multiplient dans beaucoup d’organisations. Le marché du travail n’incite pas à la fidélité et une tendance sociétale forte favorise aussi les emplois à temps partiel. L’objet de ces lignes n’est pas de chercher les causes de cette situation, mais de proposer des solutions pour maîtriser ces phénomènes et assurer le bon fonctionnement des entreprises. 

La première réaction dans ce contexte est souvent de mieux décrire les postes individuels. C’est un bon réflexe, mais cela se complique lorsque les emplois à temps partiels se recoupent et que les mutations modifient incessamment le dispositif mis en place. Ce jeu des chaises musicales rend les descriptions individuelles rapidement caduques, voire inutilisables.

La vraie solution consiste à décrire les activités elles-mêmes. La première bonne pratique dans ce but est de grouper les activités en ensembles logiques, selon la possibilité de les gérer avec des ressources communes notamment. Dans le jargon du Management, on appelle cela des processus. Une PME typique compte en général entre 10 et 20 processus de base, qui se répartissent entre le Management, les activités « métier » et le support. La description de ces processus devrait être structurée en partant des généralités et en détaillant uniquement ce qui est nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Si cela est vraiment nécessaire, on détaille le travail pas par pas, en rédigeant une procédure (à ne pas confondre avec les processus, qui sont bien plus larges). 

Tout l’art de l’exercice consiste à décrire l’ensemble autant que nécessaire, mais aussi peu que possible ! Cette documentation raisonnée et ciblée est la clé d’une bonne continuité des opérations lorsque des personnes changent de poste ou doivent se partager des responsabilités, par exemple. 

N’hésitez pas à vous lancer dans l’exercice, le jeu en vaut la chandelle ! Dans le contexte instable décrit précédemment, vous cueillerez rapidement les fruits de ce travail descriptif, parfois un peu ingrat. Pensez aussi à vous faire conseiller. En effet, en vous basant sur les bonnes pratiques dès le départ, vous éviterez du travail inutile et stabiliserez plus rapidement votre organisation. Cerise sur le gâteau, la satisfaction de vos clients et l’augmentation de la productivité devraient aussi être renforcés, si l’exercice est réalisé correctement… mais de manière pragmatique. Parce que l’humain doit toujours rester au centre des organisations et que personne n’aime passer inutilement du temps à décrire son travail !